К аренде помещения для столь масштабного мероприятия, как конференция, нужно подходить очень тщательно. Прежде всего, организаторов должны полностью удовлетворить как вместительность помещения, так и его оснащенность, и цена.

Конференц-залы в городе Волгоград представлены:

1. Бизнес – центрами, предоставляющими помещения на 20 – 30 человек, больше пригодными для проведения тренингов и совещаний.
2. Частными клубами и клубами предприятий города – это помещения на 30 – 50 человек, которые хорошо подходят для расширенных совещаний и небольших конференций.
3. Гостиницами и турбазами города вместимостью от 60 – 120 человек, что больше соответствует масштабам конференции и конгресса.

Если конференция выездная, то лучше арендовать конференц-зал при турбазе или гостинице города Волгоград. Еще лучше, если место проведения мероприятия будет за чертой города в окружении живописной природы. Почему желательно отдать предпочтение аренде именно этих конференц-залов города Волгоград при выездном мероприятии?

1. Вы решаете вопрос, где разместить участников на ночь.
2. У вас нет необходимости искать отдельно место для того, чтобы их покормить.
3. Во время перерыва участники могут насладиться красивым пейзажем и получить позитивный настрой на дальнейшую работу в мероприятии.
4. Конференц-залы при гостиницах и турбазах всегда отлично оснащены, вам не придется вести свою аппаратуру и тратить время на ее настройку.
5. Организацию досуга участников берет на себя обслуживающий персонал гостиницы.

Как видите, арендуя конференц-зал в городе Волгоград, можно остановить свой выбор на любом из перечисленных видов помещений. Цена будет зависеть от площади зала и количества времени мероприятия.

Даже если вы планируете провести тренинг всего на 20 – 30 человек, учитывайте, какую атмосферу вы хотите получить в зале. От этого зависит ваш успех, как организатора. Зал при этом должен быть уютным, с мягким освещением и достаточно просторным для передвижения.

Если вы организатор масштабного мероприятия, которое продлится более 4 – 5 часов, то вам лучше заранее подумать, как организовать для участников перерыв на обед и где его провести. В данном случае, бизнес – центры менее приспособлены, и вы хорошо сэкономите, если арендуете конференц-зал в гостинице города Волгоград, где участники могут получить бизнес-ланч, не выходя с территории гостиничного комплекса.

Успех любого мероприятия зависит от того, насколько комфортно себя чувствовали его участники. Поэтому, прежде всего, ориентируйтесь на то, какое впечатление о вас, как об организаторе, увезут с собой его участники. Цена должна быть вторым критерием.